Политика обработки персональных данных| Mediort.by

1. Общие положения

1. Политика в отношении обработки персональных данных в ООО «МедиГруппТорг» (далее – «Политика») определяет основные принципы, цели, условия и способы обработки персональных данных, перечни Субъектов и обрабатываемых в ООО «МедиГруппТорг» (УНП 193892913, далее – «Оператор») персональных данных, функции Оператора при обработке персональных данных, права Субъектов персональных данных, а также реализуемые у Оператора требования к защите персональных данных.

2. Настоящая Политика разработана на основании и с учетом требований Конституции Республики Беларусь, Закона Республики Беларусь от 07.05.2021 N 99-З «О защите персональных данных», Закона Республики Беларусь от 21.07.2008 № 418-3 «О регистре населения», Закона Республики Беларусь от 10.11.2008 № 455-3 «Об информации, информатизации и защите информации», Указа Президента Республики Беларусь от 28.10.2021 г. № 422 «О мерах по совершенствованию защиты персональных данных» и иных законодательных и (или) нормативных правовых актов Республики Беларусь в области защиты персональных данных.

3. Настоящая Политика служит основой для разработки локальных правовых актов Оператора, регламентирующих вопросы обработки персональных данных посетителей веб-сайтов, представителей заказчиков и контрагентов, деловых партнеров, работников Оператора, кандидатов и соискателей на должности, а также других Субъектов персональных данных (далее – «Субъект»).

4. Политика обязательна для исполнения всеми работниками Оператора. Требования настоящей Политики применяются также в отношении иных лиц, если необходимо их участие в процессе обработки Оператором персональных данных, а также в случаях передачи им в установленном порядке персональных данных на основании соглашений и договоров.

5. Политика является общедоступным документом Оператора и предусматривает возможность ознакомления с ней любых лиц.

6. Термины в настоящей Политике используются в значении, определенном Законом Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99-3 «О защите персональных данных».

7. Настоящая Политика вступает в силу с момента ее утверждения в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь и локальных правовых актов Оператора. Действие настоящей Политики распространяется на все операции, осуществляемые Оператором в отношении персональных данных.

2. Субъекты персональных данных, содержание и объем персональных данных, источники получения персональных данных

8. В процессе ведения своей хозяйственной деятельности Оператор может осуществлять обработку персональных данных следующих Субъектов:

№	Цели обработки персональных данных	Категории субъектов персональных данных	Перечень обрабатываемых персональных данных	Правовые основания обработки	Срок хранения персональных данных
1	Рассмотрение резюме (анкет) соискателей	Соискатели	Фамилия, собственное имя, отчество соискателя, дата рождения, гражданство, адрес регистрации и проживания, сведения об образовании и семейном положении, номер телефона, адрес электронной почты, ФИО и место работы супруги(а), дети (ФИО, возраст, место учёбы/работы), опыт работы, ограничения по условиям труда, знакомые и родственники, наличие автомобиля, административная и уголовная ответственность, членство в общественных объединениях, хобби	Согласие – ст. 5 Закона при направлении резюме в электронном виде; абз. 16 ст. 6 Закона при направлении резюме в письменном виде	В случае непринятия на работу – 1 год; В случае принятия на работу – 1 месяц
2	Формирование, ведение и хранение личных дел работников	Члены семей работников	В соответствии с Инструкцией, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству от 26 марта 2004 г. № 2	Абз. 8 ст. 6 Закона - трудовая деятельность	55 лет после увольнения (п. 673.3 Перечня)
3	Предоставление трудовых и социальных отпусков	Члены семей работников	Фамилия, собственное имя, отчество члена семьи работника, даты отпуска, вид отпуска, иные сведения	Абз. 8 ст. 6 Закона - трудовая деятельность	Графики трудовых отпусков – 1 год (п. 702 Перечня); Приказы – 3 года (п. 21.4 Перечня), по социальному отпуску – 55 лет (п. 21.3 Перечня)
4	Предоставление характеристик	Бывшие работники	В соответствии с примечаниями к ч. 2 п. 9 Декрета Президента РБ от 15.12.2014 № 5	Абз. 20 ст. 6 Закона - выполнение полномочий	Не хранятся
5	Ведение воинского учета	Члены семей работников	В соответствии с постановлением Минобороны от 27 января 2020 г. № 5	Абз. 8 ст. 6 Закона - трудовая деятельность	5 лет (п.691 - 696 Перечня)
6	Предоставление гарантий и компенсаций	Члены семей работников	Фамилия, собственное имя, отчество, иные сведения, послужившие основанием для предоставления гарантии	Абз. 8 ст. 6 Закона, гл. 9 ТК - трудовая деятельность	В соответствии с Перечнем в зависимости от гарантии
7	Назначение пособий, оплата листков нетрудоспособности	Члены семей работников	Фамилия, собственное имя, отчество, иные сведения для назначения пособия	Абз. 20 ст. 6 Закона, Закон от 29.12.2012 № 7-З	3 года после проверки. Если не проводилась – 10 лет (п. 215)
8	Оплата путевок в детские оздоровительные лагеря	Члены семей работников	Фамилия, собственное имя, отчество ребенка, дата рождения	Абз. 16 ст. 6 Закона - документ оператору; абз. 20 ст. 6 Закона	3 года после проверки. Если не проводилась – 10 лет (п. 215)
9	Оформление ТТН (ТН) для перевозки грузов	Сотрудники грузополучателей и перевозчиков	Фамилия, собственное имя, отчество, должность	Абз. 20 ст. 6 Закона, п. 3 Инструкции Минфина	3 года (п.1071 Перечня)
10	Выплата дивидендов	Участники общества	Фамилия, собственное имя, отчество, год рождения, адрес регистрации	Абз. 8 ст. 6 Закона, подп. 2.4 п. 2 ст. 13 НК	5 лет
11	Заключение гражданско-правовых договоров	Заказчики	Персональные данные, необходимые для совершения действий по договору	Абз.15 ст. 6 Закона РБ от 07.05.2021 99-З	3 года после окончания действия договора. Если проверка не проводилась – 10 лет (п.70 Перечня)
12	Учредительные документы	Участники общества	Фамилия, собственное имя, отчество, паспортные данные, адрес регистрации	Абз. 20 ст. 6 Закона, Закон от 09.12.1992 № 2020-XII	30 лет (п.24, п.25.1 Перечня)
13	Ведение реестра аффилированных лиц	Аффилированные лица	Фамилия, собственное имя, отчество, адрес регистрации, сведения о родстве	Абз. 20 ст. 6 Закона, ст. 56 Закона от 09.12.1992 № 2020-XII	До утраты статуса аффилированного лица
14	Осуществление административных процедур	Заявитель, третьи лица	В соответствии с перечнем административных процедур, утвержденным Указом от 26 апреля 2010 г. № 200	Абз. 20 ст. 6 Закона, ст.ст. 14 и 15 Закона от 28.10.2008 № 433-З	5 лет (п.100 Перечня)
15	Рассмотрение обращений граждан и юридических лиц	Граждане, направившие обращения	Фамилия, собственное имя, отчество, адрес регистрации, суть обращения	Абз. 20 ст. 6 Закона, ст. 12 Закона от 18.07.2011 № 300-З	5 лет (в случае неоднократного обращения — 5 лет с даты последнего) (п.85 Перечня)
16	Рассмотрение претензий по качеству продукции	Заявитель, третьи лица	Фамилия, собственное имя, отчество, контактный телефон, адрес регистрации, номер банковской карты	Ст. 5 Закона, пп.2,3 ст.20 Закона от 09.01.2002 № 90-З	5 лет (в случае неоднократного обращения — 5 лет с даты последнего) (п.85 Перечня)
17	Возврат денежных средств	Клиенты	Фамилия, собственное имя, отчество, адрес регистрации, контактный телефон, номер банковской карты	Абз. 16 ст. 6 Закона - документ оператору	3 года после проверки. Если не проводилась – 10 лет (п.70 Перечня)
18	Применение системы видеонаблюдения	Работники; Посетители	Изображение человека	Абз. 20 ст. 6 Закона, Указ Президента от 28 ноября 2013 г. № 527	Не более 2 месяцев (абз. 4 п. 20 Положения от 11.12.2012 № 1135)
19	Осуществление рекламной рассылки	Клиенты	Контактный номер телефона, адрес электронной почты	Согласие – ст. 5 Закона	5 лет с момента последней покупки в магазине
20	Улучшение качества обслуживания	Клиенты	Фамилия, собственное имя, отчество, дата рождения, род деятельности, контактный телефон, электронная почта, иные сведения из анкеты	Согласие – ст. 5 Закона	5 лет с момента последней покупки в магазине
21	Компьютерное сканирование стоп	Клиенты	Фамилия, собственное имя, отчество, дата рождения, изображение стопы	Согласие – ст. 5 Закона	5 лет с момента последнего сканирования

3. Условия обработки персональных данных

9. Оператор осуществляет обработку персональных данных на основании свободного, однозначного, информированного выражения воли Субъекта (далее – «согласие»). Согласие предоставляется Субъектом в виде, определяемом Оператором в зависимости от источника получения персональных данных.

10. При запросе согласия Оператор сообщает Субъектам идентификационные данные Оператора, уполномоченных лиц (при их наличии), характер и цели обработки, перечень обрабатываемых персональных данных, и разъясняет права физических лиц в отношении их персональных данных, в том числе, право на отзыв согласия. Указанная информация предоставляется в понятной и легкодоступной форме, с использованием ясного и простого языка.

11. Цели обработки персональных данных:

оценка кандидатов и отбор Субъектов на должности, предусмотренные штатным расписанием Оператора, оценка возможности заключения с Субъектами трудовых договоров (контрактов), формирование кадрового резерва;

регулирование трудовых отношений с работниками Оператора;

подготовка, заключение, исполнение и прекращение сделок с контрагентами;

формирование справочных материалов для внутреннего информационного обеспечения деятельности Оператора;

исполнение судебных актов, актов других органов или должностных лиц, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Республики Беларусь об исполнительном производстве;

коммуникация с Субъектами, направление им информационных и рекламных материалов, приглашений, уведомлений, коммерческих предложений, писем, документов, запросов, требований и иных материалов;

ведение бухгалтерского учета и отчетности, обеспечение уплаты налогов и сборов, подача отчетности в государственные органы и организации в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь;

ведение аудио- и видеозаписи в помещениях Оператора для целей обеспечения безопасности Субъектов;

передача уполномоченным лицам Оператора;

хранение и обработка в программном обеспечении Оператора;

в иных законных целях.

12. Обработка персональных данных осуществляется Оператором с учетом необходимости обеспечения защиты прав и свобод Субъектов, в том числе защиты права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, на основе следующих принципов:

обработка персональных данных осуществляется на законной и справедливой основе;

обработка персональных данных осуществляется соразмерно заявленным целям их обработки и обеспечивает на всех этапах такой обработки справедливое соотношение интересов всех заинтересованных лиц;

обработка персональных данных осуществляется с согласия Субъекта, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами;

обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее заявленных законных целей;

содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям их обработки;

обработка персональных данных носит прозрачный характер;

обеспечение достоверности обрабатываемых Оператором персональных данных, обновление при необходимости;

персональные данные должны храниться в форме, позволяющей идентифицировать Субъект, не дольше, чем этого требуют заявленные цели обработки персональных данных.

13. Оператор без Согласия Субъекта персональных данных не раскрывает третьим лицам и не распространяет персональные данные, если иное не предусмотрено законодательством Республики Беларусь.

14. Оператор вправе поручить обработку персональных данных от своего имени или в своих интересах уполномоченному лицу на основании заключаемого с этим лицом договора. Договор с уполномоченным лицом должен содержать цели обработки персональных данных, перечень действий, которые будут совершаться с персональными данными уполномоченным лицом, обязанности по соблюдению конфиденциальности персональных данных, меры по обеспечению защиты персональных данных в соответствии со статьей 17 Закона Республики Беларусь от 07.05.2021 №99-3 «О защите персональных данных».

15. Уполномоченное лицо Оператора не обязано получать согласие Субъекта персональных данных. Если для обработки персональных данных по поручению Оператора необходимо получение согласия Субъекта персональных данных, условия получения такого согласия определяются договором между Оператором и уполномоченном лицом.

16. Уполномоченными лицами Оператора являются юридические лица и индивидуальные предприниматели осуществляющие информационно-технологические рассылки, а также осуществляющие бухгалтерский учет и управленческую деятельность.

4. Права и обязанности оператора и субъектов

17. Оператор обязан:

разъяснять Субъекту его права, связанные с обработкой персональных данных;

получать согласие Субъекта, за исключением случаев, предусмотренных Законом;

обеспечивать защиту персональных данных в процессе их обработки;

предоставлять Субъекту информацию о его персональных данных;

вносить изменения в персональные данные, которые являются неполными, устаревшими или неточными;

прекращать обработку персональных данных, а также осуществлять их удаление или блокирование;

уведомлять Национальный центр защиты персональных данных о нарушениях систем защиты;

принимать меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения требований законодательства.

18. Оператор имеет право:

получать от Субъекта достоверную информацию и (или) документы, содержащие персональные данные;

запрашивать у Субъекта информацию о достоверности, точности и актуальности персональных данных;

отказать Субъекту в удовлетворении требований о прекращении обработки в определенных законодательством случаях.

19. Субъект имеет право:

на отзыв согласия Субъекта персональных данных;

на получение информации, касающейся обработки персональных данных;

на внесение изменений в свои персональные данные;

на требование прекращения обработки персональных данных и (или) их удаления;

на обжалование действий (бездействия) и решений оператора.

5. Перечень действий с персональными данными и способы их обработки

20. Оператор осуществляет следующий перечень действий с персональными данными: автоматизированная, неавтоматизированная и смешанная обработка, в том числе сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

21. Персональные данные у Оператора обрабатываются следующими способами:

автоматизированная обработка;

обработка без использования средств автоматизации (неавтоматизированная);

смешанная обработка;

обработка с получением персональных данных путем копирования;

хранение персональных данных в бумажном виде и в электронном виде на серверах Оператора;

другие способы обработки, соответствующие целям сбора и обработки персональных данных.

6. Контроль за соблюдением законодательства

24. Контроль за соблюдением работниками Оператора законодательства Республики Беларусь и локальных правовых актов Оператора в области персональных данных осуществляется с целью проверки соответствия обработки персональных данных законодательству.

25. Внутренний контроль за соблюдением работниками Оператора законодательства осуществляется лицом, ответственным за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных Оператора.

26. Ответственность за соблюдение требований законодательства Республики Беларусь в области персональных данных, а также за обеспечение конфиденциальности и безопасности персональных данных возлагается на руководителей структурных подразделений Оператора.

7. Реализация прав субъектов

27. Субъект персональных данных вправе в любое время без объяснения причин отозвать свое согласие посредством подачи оператору заявления в форме, посредством которой получено его согласие. Заявление Субъекта должно содержать фамилию, имя, отчество Субъекта, адрес регистрации, дату рождения, идентификационный номер паспорта, суть требования, личная подпись или электронная подпись.

28. Оператор обязан в срок, не превышающий 15 (пятнадцать) календарных дней, после получения заявления Субъекта прекратить обработку персональных данных, осуществить их удаление и уведомить об этом Субъекта.

29. Для получения информации, касающейся обработки персональных данных, Субъект подает Оператору заявление. При этом Субъект не должен обосновывать свой интерес к запрашиваемой информации.

30. Оператор обязан в течение 5 (пяти) рабочих дней после получения соответствующего заявления Субъекта предоставить ему в доступной форме информацию об обработке его персональных данных. Предоставляется такая информация Субъекту бесплатно.

31. Субъект вправе требовать от Оператора внесения изменений в свои персональные данные в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими или неточными. Субъект подает Оператору заявление с приложением соответствующих документов.

32. Оператор обязан в срок, не превышающий 15 (пятнадцать) календарных дней, внести соответствующие изменения в персональные данные и уведомить об этом Субъект.

33. Субъект вправе получать от Оператора информацию о предоставлении своих персональных данных третьим лицам один раз в календарный год бесплатно.

34. Оператор обязан в срок, не превышающий 15 (пятнадцать) календарных дней, предоставить Субъекту информацию о том, какие персональные данные этого Субъекта и кому предоставлялись в течение года.

35. Субъект вправе требовать от Оператора бесплатного прекращения обработки своих персональных данных, включая их удаление, при отсутствии оснований для обработки.

36. Оператор обязан в срок, не превышающий 15 (пятнадцать) календарных дней, прекратить обработку персональных данных и осуществить их удаление и уведомить об этом Субъекта.

8. Заключительные положения

37. Оператор имеет право вносить изменения в настоящую Политику. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Политики вступает в силу с момента ее утверждения и размещения.